??????? 近些年來，社會體制改革不斷深入，檔案工作對外活動變得更加的頻繁，致使檔案的數(shù)量與日俱增。一個中等機關，一年可以形成幾百卷檔案材料；一個大機關，每年可以形成上千卷材料。日月積累下去，如果全部都保存下來，將會給安全保管帶來許多難以克服的困難。再加上新檔案不斷的形成，數(shù)量增長過快，使檔案的內容變得越來越復雜。因此，在對檔案的管理上，難度在逐漸加大，一系列安全問題也隨之涌現(xiàn)。
??????? 一、加強檔案管理工作安全的必然性
??????? 檔案是一種社會現(xiàn)象，它以一定的物質形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄，是寶貴的文化財富；具體來看，檔案是機關、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。
??????? 無論是針對工作中日益增多的形式內容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。
??????? 二、檔案管理工作中存在的問題
??????? （一）檔案管理人員的素質不高
??????? 1、專業(yè)能力、鑒別能力不足
??????? 檔案管理是對信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?，F(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務素質偏低、專業(yè)性不高，以其他部門轉崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人員嚴重缺乏。因此，在對檔案信息的鑒定與識別方面存在很大的問題，有的檔案價值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價值具有潛在性，只有等待某一時機才能由潛在價值轉化為現(xiàn)實價值。如果管理人員不能透過現(xiàn)象抓住本質，深入分析檔案的隱含價值，那么極有可能導致一部分有價值的檔案流失。
??????? 2、錯誤的思想認識
??????? 在實際工作中，檔案管理人員對于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應信息時代檔案的需求標準。在過去的檔案工作中，曾經(jīng)有過重政治、輕業(yè)務、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業(yè)貢獻直接掛鉤，這也導致其工作中凝聚力不強，協(xié)作力不夠，對檔案的安全性缺乏準確的認識。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術性，也不需要投入過多精力，只要不出錯就夠了。這種錯誤的意識嚴重影響著檔案工作的進行。
??????? （二）檔案管理安全措施不完善
??????? 1、保密工作不完善
??????? 信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會主義事業(yè)服務，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機密。因此，保護重要機密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護工作的主要任務。
??????? 2，網(wǎng)絡計算機技術不成熟
??????? 20世紀計算機技術和通信技術的成功融合和廣泛應用，從根本上改變了信息產(chǎn)生、處理、傳輸、存儲的方式，并以這種改變推動了社會經(jīng)濟結構、生產(chǎn)方式以及人們生活方式和工作方式的徹底變革。在檔案管理過程中，創(chuàng)建了很多數(shù)字信息檔案，計算機運作的范圍包括信息檢索、自動編目、自動轉檔等。但隨著網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，計算機管理系統(tǒng)的安全性問題也逐漸顯露。首先，是網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全問題。由于電子文檔使用互聯(lián)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)，再加上網(wǎng)絡對公眾開放，如果有不法分子企圖通過非法手段竊取資料、篡改或者偽造數(shù)據(jù)，那么損失是不可估量的。其次，由于計算機系統(tǒng)的不完善，一系列安全隱患層出不窮，計算機系統(tǒng)遭非法訪問、黑客入侵、惡意病毒攻擊以及內部用戶非法授權行為，這都在一定程度上嚴重影響著電子檔案的管理水平。
??????? （三）資金不足，保管設備落后
??????? 在檔案管理工作中，先進的技術、配套的設備、專業(yè)的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。一方面是由于對檔案管理的安全意識不夠，沒有認識到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關注與重視。目前在檔案管理工作當中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會的各種原因，檔案一直處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。比如紙張老化、字跡模糊褪色，有相當數(shù)量的檔案紙張變黃發(fā)脆，有的已成粉片，到了不能再用的程度；檔案蟲害也十分猖獗，不僅在檔案較集中的檔案管，而且現(xiàn)行機關檔案生蟲處也不少；檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護標準，需要復制的檔案數(shù)量大，復制檔案的手段也比較落后。
??????? 三、提高檔案管理的安全性措施
??????? （一）增強檔案工作者的工作水平
??????? 1.培養(yǎng)檔案人員的工作能力
??????? 新時期，檔案工作和檔案功能的發(fā)揮最終都落實在高素質的檔案人員這個重要因素上。人是管理活動中最積極、最活躍的因素，人才是編研成功與可持續(xù)發(fā)展的關鍵。這就要求檔案工作在抓專業(yè)知識業(yè)務的同時要重點提高自身能力，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，要引進和培養(yǎng)信息技術和研發(fā)型人才，利用各種方式對檔案管理人員進行高效的培訓工作，提高檔案人員的學歷水平和知識結構。第二，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)，還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。一個檔案工作者應有較高的文化素質，較強的研究能力，才能對素材正確理解，綜合分析，系統(tǒng)整理，做出準確的價值鑒定，生產(chǎn)出精品。第三，檔案人員要不斷拓寬視野、豐富知識。在社會生活和經(jīng)濟處于快速發(fā)展時期，對檔案的業(yè)務管理與服務等各項工作提出了新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。因此檔案人員要努力學習，拓寬視野，了解所涉及領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)。運用檔案學科新理念、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。最后，在對檔案人員的招聘方面，必須充分了解應聘者的計算機水平和檔案管理的基礎知識，要求檔案管理人員具備很強的專業(yè)檔案管理能力，能做到精確分析歸類，注重電子檔案的接收、保管等方法的學習，從而在根本上提高工作人員的工作水平。