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項目設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀與應(yīng)對措施

文檔作者：丁秋波文檔來源：浙江浙能鎮(zhèn)海發(fā)電有限責(zé)任公司		點擊數(shù)：	更新時間： 2024年06月15日
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2011年第11期
浙江電力
ZHEJIANG ELECTRIC POWER 55
項目設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀與應(yīng)對措施
． 丁秋波
(浙江浙能鎮(zhèn)海發(fā)電有限責(zé)任公司，浙江寧波315208)
摘要：設(shè)備檔案伴隨設(shè)備而產(chǎn)生，并跟隨設(shè)備的生命軌跡，記錄、收集、積累、歸檔而形成。結(jié)合
項目設(shè)備資料管理的特點，通過分析項目設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀，提出項目設(shè)備檔案管理應(yīng)對的措施，
實施項目設(shè)備與設(shè)備檔案同步管理。
關(guān)鍵詞：項目；設(shè)備；檔案；現(xiàn)狀；措施
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號：1007—1881(2011)11-0055—03
Current Situation and Measures of Project Equipment Archives Management
DING Qiu—bo
(Zhejiang Zheneng Zhenghai Power Generation Co．，Ltd，Ningbo Zhejiang 315208，China)
Abstract：Equipment archives arise along with the emergence of equipments and is formed based on the e—
quipment life in recording，collection，accumulation and filing．Combined with data management characteris。
tics of project equipments，this paper proposes the measures of project equipment archives management
through the analysis of its current situation，and synchronizes the management of project equipments and e—
quipment archives．
Key words：project；equipment；archives；current situation；measures
設(shè)備檔案伴隨設(shè)備而產(chǎn)生，是對設(shè)備生命周
期全過程的記錄，是具有長期保存價值的設(shè)備資
料。在維護(hù)設(shè)備資料形成、積累、保存的完整性、
準(zhǔn)確性起著十分重要的作用，同時，也直接影響
著建設(shè)項目工程的質(zhì)量。項目建設(shè)中產(chǎn)生的設(shè)備
安裝、調(diào)試、運行資料，是項目建設(shè)檔案的重要
組成部分。在項目設(shè)備檔案管理過程中，探索設(shè)
備資料與設(shè)備檔案“一體化”管理方法，使設(shè)備檔
案在項目管理建設(shè)過程中得到有效的控制，顯得
尤為重要。
1 項目設(shè)備檔案管理的要求
1．1 明確設(shè)備檔案管理的同步性
在貫徹實施檔案法和國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)過程
中。不斷完善設(shè)備文件資料的來源、歸檔時間、
歸檔內(nèi)容以及設(shè)備管理形成過程等方面檔案規(guī)章
制度。從檔案制度層面上，規(guī)范了設(shè)備檔案管理
行為，以及設(shè)備制造、運輸、安裝和使用等全過
程管理。檔案管理部門在履行全過程的檔案管理
職能中，不斷開拓設(shè)備檔案管理“三同步”工作環(huán)
境。使設(shè)備檔案管理與項目管理同步。設(shè)備檔案
管理“三同步”即：設(shè)備檔案管理與設(shè)備招投標(biāo)、
設(shè)備合同管理同步；設(shè)備檔案交接與設(shè)備交接同
步：設(shè)備檔案驗收與設(shè)備驗收同步。設(shè)備管理的
關(guān)鍵點，就是檔案管理與項目管理的銜接點，檔
案管理工作與其他職能部門管理工作的連接點，
從而確保檔案管理與其他專業(yè)管理步調(diào)一致．實
現(xiàn)設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)管理
56 浙江電力 2011年第11期
1．2 保證設(shè)備檔案組卷的一致性
《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與整理規(guī)
范》的實施，對項目文件的整理、組卷、排列等都
有明確規(guī)定。從檔案工作標(biāo)準(zhǔn)上，對保證檔案組
卷的一致性有了質(zhì)的規(guī)定，使設(shè)備檔案的內(nèi)容隨
設(shè)備的生命周期不斷豐富。無論設(shè)備場地如何轉(zhuǎn)
移、產(chǎn)權(quán)怎樣變化，設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不變，設(shè)備
檔案管理程序不中斷，設(shè)備檔案誰承辦、誰管理
的原則不改變，使設(shè)備檔案工作有參照的坐標(biāo)，
為檔案管理主動納入項目體系管理創(chuàng)造了條件。
1．3 維護(hù)設(shè)備檔案的可靠性
《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的頒布實施，
對建設(shè)項目檔案信息完整、真實、有效提供了保
障。通過項目質(zhì)量監(jiān)督管理，將項目檔案管理列
入質(zhì)量體系管理范圍。通過第j方管理監(jiān)督，維
護(hù)設(shè)備檔案管理安全、健康地開展。隨著項目質(zhì)
量驗評工作的全面開展，為設(shè)備檔案提供了第一
手客觀依據(jù)，從源頭上控制了設(shè)備檔案質(zhì)量。
2 存在的問題
2．1 設(shè)備管理與設(shè)備資料管理不兼容
建設(shè)項目對設(shè)備質(zhì)量控制是從設(shè)備制造開
始，通過設(shè)備制造監(jiān)理到設(shè)備安裝監(jiān)理，再到建
設(shè)項目全過程監(jiān)理，圍繞設(shè)備生命周期運行特
征，主線清晰，自始至終有人維護(hù)。而設(shè)備資料
大都停留在設(shè)備開箱驗收管理的表面層。由于設(shè)
備管理與設(shè)備資料管理猶如兩條平行線互不兼
容，存在的問題是：設(shè)備名稱、設(shè)備資料名稱與
現(xiàn)場設(shè)備命名不一致：設(shè)備資料移交數(shù)量與合同
應(yīng)移交數(shù)、工程安裝需求量不一致；設(shè)備資料與
設(shè)備檔案管理完整性、成套性歸梢范圍不一致；
紙質(zhì)材料歸檔與電子文件內(nèi)容不一致。
2．2 設(shè)備與設(shè)備資料數(shù)量不統(tǒng)一
設(shè)備與設(shè)備資料圖實相符，設(shè)備資料是設(shè)備
運行軌跡的真實記錄。這是保管設(shè)備檔案的初衷。
在項目管理中，設(shè)備資料管理存在滯后性，檔案
管理受到忽視。存在的問題是：設(shè)備數(shù)量與設(shè)備
資料數(shù)量不等，如2～3套設(shè)備，只移交1套資料
及歸入1個案卷；設(shè)備安裝記錄數(shù)據(jù)不完整、計
量單位不規(guī)范；設(shè)備異同報告與設(shè)備資料所反映
的內(nèi)容不一致
2-3 設(shè)備資料與工程管理不同步
設(shè)備檔案是從設(shè)備制造到設(shè)備申請退役所形
成全部設(shè)備資料的總和。歸納為3個階段．2個
交接點。3個階段是：設(shè)備生產(chǎn)、設(shè)備安裝調(diào)試、
設(shè)備使用管理階段；2個交接點是：設(shè)備開箱驗
收、設(shè)備竣工驗收交接點。設(shè)備檔案目標(biāo)是完整、
準(zhǔn)確地反映設(shè)備生命周期的全過程。而現(xiàn)有的項
目設(shè)備檔案管理，在設(shè)備制造、出廠驗收、運輸
等多處出現(xiàn)檔案管理盲點，失去了設(shè)備資料的前
端管理，影響了設(shè)備與資料的同步管理 存在的
問題是：設(shè)備招投標(biāo)合同對設(shè)備資料沒有技術(shù)質(zhì)
量管理條款；設(shè)備出廠驗收缺少設(shè)備資料驗收事
項；設(shè)備施工安裝忽視了設(shè)備資料驗收環(huán)節(jié)。
3 加強項目設(shè)備檔案管理的建議
3．1 加強對項目設(shè)備資料的質(zhì)量控制和人員管理
項目設(shè)備資料記錄的主體是人。通過規(guī)范制
作人的行為，明確規(guī)定設(shè)備施工、安裝、調(diào)試單
位設(shè)備資料范圍．對設(shè)備資料所涉及的范圍實行
全方位控制；通過統(tǒng)一的設(shè)備資料記錄格式，統(tǒng)
一的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)；使設(shè)備資料積累與工程項目
施工進(jìn)度、現(xiàn)場實際考核相統(tǒng)一。
3．2 建立設(shè)備資料全過程管理
掌握設(shè)備生命周期的運行規(guī)律．制定管理坐
標(biāo)。及時排查設(shè)備資料管理過程中容易出現(xiàn)的危
險源。建立設(shè)備資料與檔案一體化管理方式。以
設(shè)備資料文件夾為載體，進(jìn)行垂直管理 設(shè)置設(shè)
備資料管理路徑：設(shè)備資料經(jīng)開箱資料驗收合格，
以設(shè)備資料文件夾方式跟蹤管理。每個設(shè)備資料
文件夾上有統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)識，無論該設(shè)備周
轉(zhuǎn)到那個階段，檔案管理人員都應(yīng)通過對檔案分
類標(biāo)識識別，實行全過程控制。
3．3 按照設(shè)備時間流程實施管理
設(shè)備時間流程一般包括物資采購、設(shè)備到貨
驗收、設(shè)備安裝、調(diào)試、試生產(chǎn)、設(shè)備竣工驗收
等階段，不同階段設(shè)備資料有著不同的記錄內(nèi)容。
(1)物資采購階段，是設(shè)備檔案產(chǎn)生的第一
時間。檔案管理及時加入，明確設(shè)備資料管理要
素，對重大設(shè)備列出設(shè)備檔案管理文件夾，確立
設(shè)備資料提交內(nèi)容和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
(2)設(shè)備到貨驗收階段，是設(shè)備檔案控制的
重點。設(shè)備檔案控制是以設(shè)備監(jiān)理提供的設(shè)備出
廠監(jiān)理文件為基本依據(jù)，按照設(shè)備驗收程序，檔
2011年第1l期 丁秋波：項目設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀與應(yīng)對措施 57
案管理部門參與設(shè)備開箱驗收，確認(rèn)資料管理文
件夾內(nèi)容齊全，符合檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)設(shè)備開箱
驗收后，標(biāo)上檔案分類標(biāo)識的設(shè)備資料，允許進(jìn)
入設(shè)備資料安裝運行流程，明確設(shè)備資料由誰進(jìn)
行收集、積累
(3)在設(shè)備安裝、調(diào)試、試生產(chǎn)階段，根據(jù)工
程實際進(jìn)度，按設(shè)備領(lǐng)用、安裝、調(diào)試、試生產(chǎn)
時間順序?qū)嵭性O(shè)備資料閉環(huán)管理。各施工安裝單
位根據(jù)資料管理文件夾內(nèi)容，對設(shè)備進(jìn)行分類組
卷，然后進(jìn)入單位工程文件包管理程序。
(4)竣工驗收階段，是設(shè)備資料進(jìn)入設(shè)備檔
案質(zhì)量控制的關(guān)鍵階段。設(shè)備資料管理的收集、
積累、分類和整理工作程序結(jié)束，設(shè)備資料通過
全面質(zhì)量管理驗評合格后，實施設(shè)備資料竣工驗
收，驗收合格的設(shè)備資料隨設(shè)備移交生產(chǎn)。
3．4 按照設(shè)備管理職能部門實施管理
要使設(shè)備資料過程管理與竣工檔案的最終管
理實現(xiàn)首尾相連，把設(shè)備資料歸檔范圍和保管期
限以設(shè)備資料文件夾形式，進(jìn)行分類歸屬。在同
一個項目管理中設(shè)備檔案管理只有一個標(biāo)準(zhǔn)：使
用檔案部門統(tǒng)一制作的管理模板；統(tǒng)一設(shè)備資料
歸檔、立卷操作步驟。用示范案卷方式．實行設(shè)
備資料組卷程序化，設(shè)備檔案從外封面到卷內(nèi)排
列規(guī)范化。按照設(shè)備資料形成的規(guī)律通過案卷質(zhì)
量控制流程，把設(shè)備資料檢查、對接、驗收、移
交程序，簡化為具體的操作方式。
按照設(shè)備資料與檔案一體化管理流程，由設(shè)
備管理職能部門實施管理：
(1)物資管理部門。承擔(dān)設(shè)備招投標(biāo)、設(shè)備合
同管理過程中的設(shè)備資料形成、技術(shù)質(zhì)量范圍的
設(shè)置職能：負(fù)責(zé)設(shè)備資料驗收、整改情況跟蹤處
理反饋；是開啟設(shè)備檔案質(zhì)量管理之首。
(2)設(shè)備安裝、調(diào)試、運行單位。承擔(dān)建設(shè)項
目中設(shè)備資料形成、積累、歸檔全過程，是設(shè)備
檔案質(zhì)量管理的基礎(chǔ)。
(3)工程管理部門。承擔(dān)設(shè)備、設(shè)備資料原始
性、真實性、完整性執(zhí)行情況全過程檢查職能，
對設(shè)備異動后設(shè)備資料的圖實相符的檢查。把好
設(shè)備安全運行關(guān)。
(4)質(zhì)量監(jiān)督部門。承擔(dān)設(shè)備資料在建設(shè)項
目中的全過程監(jiān)督審核職能，負(fù)責(zé)設(shè)備資料原始
性、成套性質(zhì)量關(guān)。
(5)監(jiān)理部門。承擔(dān)設(shè)備制造、運輸、安裝、
調(diào)試等過程實施監(jiān)督職能。檢查設(shè)備、設(shè)備記錄
表單的圖實相符情況，確認(rèn)設(shè)備、設(shè)備資料準(zhǔn)確
無誤，齊全完整。
(6)檔案部門。承擔(dān)合格設(shè)備檔案管理職能，
負(fù)責(zé)設(shè)備資料的歸檔范圍和內(nèi)容制定、編制設(shè)備
檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)．維護(hù)和檢查
設(shè)備資料管理和設(shè)備檔案管理的運行情況，定期
開展檔案業(yè)務(wù)交流和專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)．按照施工進(jìn)
度確定設(shè)備檔案歸檔時間，控制檔案質(zhì)量。
3．5 嚴(yán)格按設(shè)備檔案驗評要求實施管理
設(shè)備檔案驗評是建設(shè)項目檔案管理的重要環(huán)
節(jié)。根據(jù)設(shè)備檔案不同專業(yè)的特點。由參建單位
提出，監(jiān)理單位、安全質(zhì)量部門、工程管理部門、
檔案部門驗評后簽字蓋章，執(zhí)行審核簽證管理程
序。通過設(shè)備檔案驗評，設(shè)備檔案才能取得合格
證書；通過設(shè)備檔案驗評，做到不同類型檔案、
不同載體檔案的有機統(tǒng)一，取得專業(yè)部門對設(shè)備
檔案真實性的認(rèn)可，達(dá)到設(shè)備檔案齊全準(zhǔn)確、圖
實相符的目的。
4 結(jié)語
加強對設(shè)備檔案管理是提高項目檔案質(zhì)量的
需要。由于設(shè)備安裝、調(diào)試的短期性與長期性、
設(shè)備運行安全可靠性決定了設(shè)備檔案管理的嚴(yán)肅
性、設(shè)備檔案保管的長期性。各相關(guān)管理職能部
門應(yīng)共同維護(hù)項目設(shè)備管理與設(shè)備檔案管理的質(zhì)
量，為保證建設(shè)項目工程的質(zhì)量夯實基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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f41 王黎平．建設(shè)項目檔案工作實務(wù)[M】．北京：中國檔案出
版社．2009．
收稿日期：2011-07—14
作者簡介：丁秋波(1957一)，女，山東泰安人，館員，從事檔
案管理工作。

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