1、文件的系統(tǒng)性

　　職業(yè)健康安全管理體系是由多個管理要素共同構(gòu)成的有機整體，是由系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化和程序化的文件所組成。每一個程序文件是描述管理要素中一個在邏輯上獨立的或一組相關(guān)的活動，從規(guī)范織織的安全生產(chǎn)行為，不斷改進組織的安全生產(chǎn)績效為出發(fā)點，按標準的要求，對構(gòu)成組織職業(yè)健康安全管理體系的管理要素中的活動作了明確規(guī)定。對這些描述管理要素活動的文件要做到：

　　?職業(yè)健康安全管理手冊、職業(yè)健康安全管理體系程序文件以及職業(yè)健康安全管理體系其他文件(作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、工藝卡及其他有關(guān)規(guī)程)之間應(yīng)層次清楚，接口明確；

　　?職業(yè)健康安全管理體系程序文件是規(guī)范組織安全生產(chǎn)行為、改善組織安全生產(chǎn)績效的關(guān)鍵性管理文件，應(yīng)分工合理、職責(zé)明確、要求具體；

　　?職業(yè)健康安全管理體系其他文件作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、工藝卡及其他有關(guān)規(guī)程)是有效實施職業(yè)安全與衛(wèi)生管理體系程序文件的具有可操作性、可檢查性的支撐性文件，應(yīng)有針對崗位職責(zé)明確、技術(shù)要求具體，并有相應(yīng)的自檢內(nèi)容。

　　2、文件的法規(guī)性

　　職業(yè)健康安全管理體系標準中職業(yè)健康安全方針管理要素中明確規(guī)定了：組織對持續(xù)改進的承諾；對遵守有關(guān)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)和組織應(yīng)遵守的其他要求的承諾。依據(jù)標準條款所建立的職業(yè)健康安全管理體系和所編制的職業(yè)健康安全管理體系文件就是組織向社會公開承諾的具體體現(xiàn)；是組織實施職業(yè)健康安全管理體系的法律依據(jù)，而職業(yè)健康安全管理體系文件對于規(guī)范組織的職業(yè)健康安全行為，改善組織的職業(yè)健康安全績效，加強職業(yè)健康安全管理就是具有法規(guī)性的管理文件，必須遵照執(zhí)行。

　　3、文件的不斷完善性

　　依據(jù)職業(yè)健康安全管理體系標準所建立的職業(yè)健康安全管理體系是個動態(tài)發(fā)展，不斷完善的職業(yè)健康安全管理體系；依據(jù)查理斯?戴明(chailesdemiry)提出的pdca運行模式定期進行管理評審不斷地改進，以確保職業(yè)健康安全管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性。逐步地完善職業(yè)健康安全管理體系，使之形成一個具有自我約束、自我調(diào)節(jié)、自我完善的運行機制。