第一章? 總則
第1條 為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和效率，制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。
第3條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)重要會議計(jì)劃方案及會議紀(jì)要的審批。
2.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)會議計(jì)劃方案的策劃、落實(shí)以及會議的通知、考勤、紀(jì)律管理、后勤服務(wù)等。
3.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)相關(guān)會議組織、召開、參與、準(zhǔn)備及會議決定的落實(shí)等。
第二章? 會議類型
第4條 固定會議。主要指公司級別的相對固定的大型綜合會或?qū)ｎ}會議等。
會議名稱 召集部門 會議周期 參會人員 議題和活動
股東大會 董事會 年度
每年4月 股東、董事會成員、監(jiān)事會成員；集團(tuán)中高層以上管理人員和各分公司經(jīng)理 審議通過董事會、監(jiān)事會工作報告以及財務(wù)工作報告
公司年會 企業(yè)管理
中心 年度
春節(jié)前半個月左右 分公司主要管理人員，獲獎人員，部分項(xiàng)目經(jīng)理，總部全員 年度工作報告、年度表彰、年終聚餐
經(jīng)營工作會議 經(jīng)營管理
中心 半年度
過年后和6月底 各分公司經(jīng)理、經(jīng)營負(fù)責(zé)人、部分項(xiàng)目經(jīng)理；集團(tuán)總部各部門負(fù)責(zé)人 經(jīng)營工作總結(jié)及座談
財務(wù)工作會議 財務(wù)管理
中心 半年度
過年后和6月底 集團(tuán)財務(wù)部門全員
各分公司財務(wù)負(fù)責(zé)人 財務(wù)工作總結(jié)及座談
質(zhì)安工作會議 工程管理
中心 半年度
過年后和6月底 集團(tuán)工程部門全員
各分公司負(fù)責(zé)人 工程質(zhì)量、安全、創(chuàng)優(yōu)的總結(jié)與座談
公司例會 企業(yè)管理
中心 每周
周一召開 公司高管
各部門負(fù)責(zé)人 上周重大問題及部門計(jì)劃執(zhí)行情況等
第5條 非固定會議。指各種非固定的專題會議、接待會議、研討會以及其他各種臨時會議。包括信息化會議、接待上級主管主管部門與合作單位的會議，部門研討會、培訓(xùn)會議等。
第6條 會議的形式。可分為現(xiàn)場會議、視頻會議、電話會議等。年度、半年度的固定大型會議，需要現(xiàn)場參與；其他會議可根據(jù)情況靈活選擇相應(yīng)的會議形式，但應(yīng)保證一定的現(xiàn)場會議次數(shù)。
第三章? 會議計(jì)劃
第7條 制定會議計(jì)劃方案。按固定、非固定兩類會議，行政管理中心做不同的計(jì)劃方案。
1.固定會議計(jì)劃：行政管理中心可在每年年末制定第二年的會議計(jì)劃（不含每周例會），填寫《會議計(jì)劃表》，并上報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，在第二年年初公布計(jì)劃。
2.非固定會議計(jì)劃：各會議組織部門需在每月25號前向行政管理中心呈報會議需求，填寫《會議需求表》，行政管理中心收到會議需求后，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定月度會議計(jì)劃，填寫《會議計(jì)劃表》，并將方案上報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)協(xié)調(diào)確認(rèn)審批后，行政管理中心負(fù)責(zé)在每月30號公布下月會議計(jì)劃安排。
3.每周例會固定在每周一上午9:00在公司會議室召開，特殊情況需變動的，應(yīng)于上周周四發(fā)出下周例會變動計(jì)劃的通知。
第8條 組織實(shí)施。行政管理中心負(fù)責(zé)協(xié)助其他部門組織會議，其他部門負(fù)責(zé)具體的會議計(jì)劃實(shí)施，組織協(xié)調(diào)人員，主持召開會議。
第9條 計(jì)劃控制。行政管理中心負(fù)責(zé)督促其他各部門執(zhí)行會議計(jì)劃，當(dāng)出現(xiàn)臨時突發(fā)狀況，行政管理中心負(fù)責(zé)及時調(diào)整計(jì)劃，合理安排，保證會議的順利召開。
第四章? 會議準(zhǔn)備
第10條 公布會議通知。會議通知由責(zé)任部門提前3天擬定（大型會議需提前7天），責(zé)任部門按《會議通知》模板（附件3）填寫好內(nèi)容，通知的內(nèi)容包括會議時間、參會人員、討論主題、會議議程等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后發(fā)給行政管理中心，行政管理中心審核后進(jìn)行公布。
第11條 會場安排。行政管理中心協(xié)助會議責(zé)任部門按照會議要求，負(fù)責(zé)會場準(zhǔn)備，按照《會議準(zhǔn)備確認(rèn)表》準(zhǔn)備好各類物品，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和行政管理中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)。對于電話會議和視頻會議，應(yīng)事先請公司系統(tǒng)管理員調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
第12條 會議室使用。會議室的使用由行政管理中心統(tǒng)一安排，行政管理中心負(fù)責(zé)安排清潔人員打掃會議室，保持會議室的干凈、整潔。臨時需用會議室的部門及人員要通知行政管理中心，行政信心中心進(jìn)行登記，并準(zhǔn)備相關(guān)物品，安排會后打掃。
第13條 參會人員、場地、住宿、用餐等事項(xiàng)確認(rèn)。責(zé)任部門在會議通知發(fā)出以后在開會之前，必須安排專人負(fù)責(zé)會議場地、參會人員的確認(rèn)工作。
第14條 參會人員預(yù)備工作。
1.參會人員需按會議通知要求準(zhǔn)備會議材料。材料內(nèi)容包括上次會議決議的實(shí)施情況、上一階段主要工作、下一步工作計(jì)劃、擬提交討論的議案等。
2.參會人員如有重要材料容匯報，應(yīng)提前至少一天發(fā)送給其他參會人員。
3.不允許提出對于本次會議未準(zhǔn)備討論的議題或本部門內(nèi)部協(xié)調(diào)即可解決的問題。
第五章? 會議召開
第15條 會場紀(jì)律。
1.準(zhǔn)時出席，不遲到、早退、缺席；
2.會議期間關(guān)閉通信工具或?qū)⑼ㄐ殴ぞ咴O(shè)在振動位置，確需接聽時，應(yīng)到會議室外，切勿影響會議的正常進(jìn)行。
3.會議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡；
4.與會人員不準(zhǔn)做與會議無關(guān)的雜事，不得在會場上隨意走動。
5.不泄露會議機(jī)密，妥善保管會議材料，不得向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容。
第16條 簽到。與會人員在《會議簽到表》上簽到，會議記錄人員或會議組織部門指定專人對簽到進(jìn)行確認(rèn)。
第17條 會議議程原則。會議組織者要明確會議議程原則，并向會議主持人和記錄人等轉(zhuǎn)達(dá)議程原則，以確保會議的有效進(jìn)行。
1.會議主持。會議由主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，完成會議的各項(xiàng)議程。
2.會議記錄。組織者指定專人做會議記錄，會議記錄可采用錄音、筆錄、攝影等方式，以確保記錄準(zhǔn)確。重要會議應(yīng)安排拍照，供公司新聞稿用。
3.時間控制。主持人按照會議議程控制會議時間，會議記錄人員對主持人做出提醒，經(jīng)主持人提議可以適當(dāng)延長會議時間。
4.主題明確。會議圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言、討論，主持人要確保主題明確，對跑題、偏題的發(fā)言要及時指出，會議記錄人員對主持人做出提醒。
5.形成決議。會議最后要形成決議或結(jié)果，由主持人確認(rèn)。
6.會議結(jié)題。主持人在會議最后做出總結(jié)，宣布會議決議或結(jié)果。
第六章? 會后落實(shí)
第18條 會議材料的整理與存檔。
1.會議材料搜集、匯總。在會后1天內(nèi)，會議發(fā)言人應(yīng)將本人會議上所用書面材料的電子稿提交會議記錄員和行政管理中心。
2.會議紀(jì)要整理、發(fā)布。在會后2天內(nèi)，會議記錄員整理好會議紀(jì)要，提交給部門領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，再交給行政管理中心，由行政管理中心負(fù)責(zé)發(fā)送給相關(guān)部門。
3.存檔、備案。行政管理中心檔案管理人員，對會議材料和會議紀(jì)要進(jìn)行歸類存檔，作為公司的知識資源。
第19條 決議落實(shí)。會議上形成的決議由相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)督辦、落實(shí)，決議的完成情況由監(jiān)督審計(jì)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查，并計(jì)入部門考核。
第20條 會議統(tǒng)計(jì)。行政管理中心每月3號之前匯總上月會議情況形成《每月會議完成報表》，內(nèi)容包括會議計(jì)劃與執(zhí)行、會議考勤、紀(jì)律、會議決議等；及時收集會議決議的執(zhí)行進(jìn)度，并適時公布。
第七章? 會議總結(jié)
第21條 會議管理總結(jié)。行政管理中心每個月對會議管理的實(shí)際情況做出總結(jié)，包括執(zhí)行情況、問題、建議等，并根據(jù)會議管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善會議管理辦法和流程。
第22條 會議運(yùn)行總結(jié)。各部門應(yīng)對會議的有效性進(jìn)行總結(jié)，提出意見和建議，組織專題會議研討會議召開的頻次與方式、會后實(shí)施與監(jiān)督辦法，不斷改進(jìn)會議效率、質(zhì)量。
第23條 會議中，各部門應(yīng)對上一個周期會議上提出各項(xiàng)問題的解決情況進(jìn)行反饋，有結(jié)果的反饋結(jié)果，沒有結(jié)果的則反饋具體解決到哪一步，預(yù)計(jì)還有多少時間能完成，明確時間和主要推進(jìn)步驟。
第八章? 附則
第24條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第25條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第26條 附件：（1）會議計(jì)劃表；（2）會議需求表；（3）會議通知；（4）會場準(zhǔn)備確認(rèn)表；（5）會議簽到表；（6）每月會議完成報表。
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