一、文件與資料識別
        1、各單位、部門在制定安全生產文件時，必須按標準化要求制定符合標準的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)。
        2、對外來文件要進行識別與分析，在轉發(fā)或修訂下發(fā)時要進行標準性轉換，下傳的文件必須符合標準化文件要求。
        3、各種資料的收集、整理要以標準資料格式進行裝訂收藏。
        4、對資料的內容進行識別分析，不符合標準化要求的要修改完善。
        二、文件與資料的管理規(guī)定
        1、文件、資料都要按標準格式進行分類、保存、管理。
        2、下發(fā)文件要建立“文件下發(fā)登記表”,登記表格式必須符合標準化要求，并將保存文件下發(fā)登記表存檔。
        3、建立文件、資料檔案庫，專人負責管理和保存。
        4、借閱、查詢各種資料、文件時，要建立借閱、查詢登記表。
        5、文件、資料要整理規(guī)范，保存有序，管理到位，查找便捷。
        6、若文件、資料需更新、補充、增加，必須經過保管員進行操作，非工作人員不得隨意進行修改。
        7、妥善保護文件、資料，不得隨意外借；查詢文件時不得在文件上做任何標記，不得損壞。
        8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作，制定相應的安全措施，保證文件、資料的安全。
        三、相關記錄
        1、《文件和資料發(fā)放審批表》        
        2、《文件和資料發(fā)放/回收登記表》  
        3、《文件和資料更改通知單》      
        4、《文件和資料作廢、銷毀表》        
        5、《文件和資料借閱登記表》          
        6、《外來文件登記表》                
        7、《文件資料移交清單》