會計電算化是以電子計算機為代表的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。廣義上講會計電算化包含與之有關(guān)的所有工作，如會計電算化人才的綜合培訓(xùn)、電算化代替手工記賬及財務(wù)分析等。其具有以下優(yōu)點：首先，會計電算化在財務(wù)處理過程中除需對相應(yīng)的原始憑證編制記帳憑證時進行必要的人工處理外，記帳、報帳和報表編制均由相應(yīng)的會計軟件系統(tǒng)自動生成，從而大幅度降低了會計工作者的勞動強度，提高了工作效率；其次，電算化系統(tǒng)軟件大幅度提高數(shù)據(jù)處理的準確性和及時性，建立了財務(wù)數(shù)據(jù)分析及參與事前預(yù)測、事中控制的反饋機制，實現(xiàn)了信息、資金和物流三者有機結(jié)合，提高了企業(yè)在市場競爭中的反應(yīng)能力，有利于及時調(diào)整策略，實現(xiàn)利潤最大化；最后，由于電算化軟件系統(tǒng)設(shè)置好標準數(shù)據(jù)表格樣式，提高了會計工作的規(guī)范性。
??????? 作為已經(jīng)在大中城市普遍應(yīng)用的電算化技術(shù)，在偏遠地區(qū)及小縣城發(fā)展卻不盡人意，由于會計人員的綜合素質(zhì)偏低和硬件設(shè)備條件的限制，在實行過程中尚存在一些技術(shù)方面的不足和安全方面的隱患。
??????? 要使得電算化順利運用必須具備兩大條件：第一是合格軟件、硬件的支持，保證電算化過程中不會因為設(shè)備故障和程序缺陷而導(dǎo)致工作失誤或者中斷；第二則是要有合格的會計電算化工作者來熟練操作電算化系統(tǒng)以及維護其正常運行。
??????? 一、提高會計電算化軟硬件安全性的措施
??????? “工欲善其事、必先利其器”，會計電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)是計算機、機房以及附屬的設(shè)備。
??????? （一）選擇正版操作系統(tǒng)是確保安全的前提
??????? 實際工作中，一些部門電算化機房里的計算機尚未安裝正版系統(tǒng)軟件，表面上看是節(jié)省了開支，深層次卻可能導(dǎo)致系統(tǒng)不能在第一時間自動更新漏洞，極易被病毒或木馬趁虛而入，造成重要經(jīng)濟數(shù)據(jù)泄露或者遺失。
??????? 常見的盜版Windows系統(tǒng)一般采用軟刷，缺點是如果在會計電算化處理過程中，由于系統(tǒng)后臺升級程序被微軟公司覺察到，計算機將直接黑屏，數(shù)據(jù)可能丟失；另外一種是硬刷，即修改BIOS信息，但是一旦失敗電腦就會無法開機，后果十分嚴重。
??????? 所以要想保證會計電算化的安全，第一步就必須檢查機房計算機的操作系統(tǒng)是否正版。
??????? （二）選擇合適的電算軟件是成功的關(guān)鍵
??????? 選擇會計電算化軟件時也要慎重，目前市面有許多種，運用較廣的有金蝶和用友。一些企業(yè)在選擇時存在盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，即浪費了財力，選購的軟件又不能滿足自身業(yè)務(wù)需求。
??????? 選擇的時候可以先從功能方面進行考慮，先挑出能勝任所需財務(wù)工作的軟件，軟件中的會計科目名稱、編號方法、輸入的記帳憑證格式等應(yīng)符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，軟件應(yīng)當有適應(yīng)財務(wù)部門使用且符合國家統(tǒng)一會計制度的會計核算方法，供用戶選擇。軟件應(yīng)當具備記帳憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證打印輸出功能，提供會計帳簿、會計報表打印輸出功能，打印輸出格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定；其次是安全性，考慮到人的因素，軟件應(yīng)具備基本的防止誤操作和作弊的功能，對一些原始程序數(shù)據(jù)要具備防止非法程序或者人為篡改的加密措施，對于一些突發(fā)情況有相應(yīng)的應(yīng)對方法，如斷電前具有數(shù)據(jù)暫存功能；最后從價格方面考慮，在具有同種功能的軟件中選擇性價比較高一方。
??????? （三）完善的應(yīng)急設(shè)備是零失誤的保證
??????? 對于比較重要的臺式計算機（由于沒有內(nèi)置電源）可加載不間斷電源（UPS），保障會計電算化軟件在突發(fā)停電后能由UPS暫時供電使得計算機能持續(xù)一斷時間以便緊急存盤，保證重要信息的安全。需要注意的是UPS是損耗品，隨著使用時間延長而供電時間有所減短，如預(yù)計停電時間大于UPS供電時間，應(yīng)由專職維護人員關(guān)閉機房里的服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)的丟失。
??????? （四）整潔的環(huán)境利人利機
??????? 保持電算化機房的干凈衛(wèi)生不僅能使會計工作者身心健康，也能有效的預(yù)防計算機故障的發(fā)生，干燥、無塵和涼爽的環(huán)境能使計算機在最佳狀態(tài)運行，保障會計工作順利進行。
??????? 二、會計人員電算化過程中應(yīng)遵循的安全常識
??????? “天時不如地利、地利不如人和”，會計電算化順利實施的關(guān)鍵在于人，即操作員是否具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要具備財會方面的專業(yè)知識和計算機操作方面的基本能力，還要有一個會計工作者所具備的強烈榮譽感和高度責任感。
??????? （一）小密碼、大學(xué)問
??????? 實行電算化的部門的會計人員應(yīng)按照規(guī)定設(shè)置操作權(quán)限和密碼，實行不相容崗位的分離，實行必要的上機操作登記制度。對于密碼，相關(guān)操作人員嚴禁隨意向他人泄露，密碼的設(shè)置盡量避免生日或者電話號碼等容易被猜出的簡單數(shù)字組，并定期更換。
??????? （二）常備份、勤檢查
??????? 建立電算化檔案管理制度，并及時對會計數(shù)據(jù)進行備份，對存儲在磁性介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)數(shù)據(jù)文件，進行必要的加密或者其他保護措施，防止被非法篡改。定期對備份文件進行安全檢查，防止惡意篡改或者因環(huán)境等原因?qū)е聜浞莸拇疟P消磁以及損傷。
??????? （三）少聯(lián)網(wǎng)、多殺毒
??????? 在外網(wǎng)上進行電算化操作的計算機上，要及時更新殺毒軟件，如不需聯(lián)網(wǎng)工作時可斷開互聯(lián)網(wǎng)，保證其工作環(huán)境的安全性；在內(nèi)網(wǎng)上進行操作的計算機，應(yīng)安裝相應(yīng)的內(nèi)網(wǎng)防火墻和殺毒軟件。
??????? 三、與會計電算化相關(guān)的安全隱患及預(yù)防措施
??????? 電算化給我們會計工作帶來方便的同時，也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和風(fēng)險。以前的財務(wù)泄密由于傳播途徑有限，在較短時間內(nèi)很難大范圍散布開去，而引入計算機和互聯(lián)網(wǎng)的會計工作中，一組保密的財務(wù)數(shù)據(jù)的傳播速度很可能是“一日千里”?！扒Ю镏?，毀于蟻穴”一個小小的失誤會帶來災(zāi)難性后果，一個小小的不經(jīng)意的習(xí)慣可能毀掉一個會計工作者的大好前途。區(qū)別于傳統(tǒng)的手工會計，由于電算化引入了電子設(shè)備，一些看似與財務(wù)工作本身無關(guān)的疏漏也同樣會泄露數(shù)據(jù)。
??????? （一）移動設(shè)備隨意讀寫埋禍根
??????? 董教授，是某大學(xué)知名教授，愛崗敬業(yè)。由于需要查閱資料，其家中的電腦接入了國際互聯(lián)網(wǎng)。董教授白天在辦公室辦公電腦上工作，晚上在家用個人電腦工作，經(jīng)常用U盤將未完成的工作內(nèi)容在兩個電腦間相互拷貝。自2005年以來，董教授辦公電腦內(nèi)的二百多份文件資料竟鬼使神差般地“跑”進了互聯(lián)網(wǎng)，造成重大泄密。經(jīng)上級保密委員會審查鑒定，涉密文件資料達三十多份，董教授受到降職降銜、降職稱的嚴肅處理。
??????? 案例中，將董教授的文件資料“偷”走的是一種叫“輪渡”的木馬病毒，典型的代表是Autorun.inf。移動設(shè)備在很大程度上方便了信息人員的日常工作，但是不能一葉障目而放松了對安全方面的警惕，小小的移動設(shè)備極易成為木馬病毒傳遞的公交車。在普通電算化計算機上要養(yǎng)成盡量少的借助移動設(shè)備讀寫信息的習(xí)慣，在計算機病毒查殺的同時也不能忽略對移動設(shè)備的定期掃描殺毒；財務(wù)涉密電腦與普通電腦、內(nèi)網(wǎng)電腦與外網(wǎng)電腦的移動存儲設(shè)備要分開。