消防重點單位的防火檔案，是公安消防監(jiān)督部門對消防重點單位實行消防監(jiān)督管理的一項基礎(chǔ)工作，也是一項重要的業(yè)務(wù)建設(shè)，我們平常都習慣地稱其為“防火檔案”。
建立防火檔案在消防安全管理中有著十分重要的作用：（一）它是消防重點管理單位的“戶口簿”；（二）它是重點單位消防安全管理工作的歷史記錄；（三）它是追查火災(zāi)原因，分清事故責任，處理責任者的重要依據(jù)和佐證材料；（四）它是消防監(jiān)督員熟悉單位情況，提高業(yè)務(wù)水平的教材資料；（五）它是考核消防監(jiān)督員工作情況、業(yè)務(wù)水平、工作能力的依據(jù)。
各級公安消防監(jiān)督部門，對本轄區(qū)的消防重點單位，均建立了防火檔案，但是，據(jù)我們調(diào)查了解，防火檔案大都僅僅是“建了”，但距建好、管好、用好防火檔案還存在一定的差距。
差距之一，用于檔案登記的各類表格的設(shè)計不盡合理。從目前的情況看，不管被登記單位是何種性質(zhì)，即不管是生產(chǎn)企業(yè)、首腦機關(guān)，還是公共娛樂場所、場庫區(qū)，都千篇一律地使用一種表格。由于單位性質(zhì)不同，防火重點、防火滅火措施都不盡相同，這就形成兩種情況，一種是被登記單位與表格性質(zhì)相符，其檔案內(nèi)容就充實和豐滿，能全面準確地反映出該單位的基本情況；另一種是被登記單位與表格性質(zhì)不相符，該填的內(nèi)容表格上沒有，整個檔案內(nèi)容無疑就空有其表了。
差距之二，消防活動，消防管理沒有及時歸入檔案，形成檔案、管理兩張皮。有的消防監(jiān)督員下單位開展消防活動時，既不查閱，也不帶被檢查單位的防火檔案，回來后也不把有關(guān)文書記錄整理歸檔，形成了檔案是檔案，管理歸管理的格局，久而久之，檔案就會慢慢地失去“戶口簿”的作用。
差距之三，單一的文字記錄，使檔案內(nèi)容單調(diào)，形式呆板。
差距之四，檔案沒有定期進行清理、鑒定，有的檔案材料隨著時間的推移已經(jīng)失去保存價值，沒有及時銷毀，使檔案材料過于龐雜，不便使用。
那么，怎樣才能建好防火檔案，又如何能管好、用活防火檔案，為我們消防監(jiān)督工作服務(wù)呢？我想我們在建檔之前，應(yīng)首先明確我們建防火檔案的目的和作用。筆者認為建立檔案之主要目的是在于積累經(jīng)驗，指導促進防火工作的開展，通過建章立制，加強對人、物、技術(shù)的管理，達到最佳的防火效果?；诖顺霭l(fā)點，特提出如下意見：
一、將管理單位分門別類，并根據(jù)其性質(zhì)制定出各類檔案表格，隨后立卷、歸檔，使檔案趨于系統(tǒng)、完美。
依據(jù)重點單位防火性質(zhì)，基本可分為四類進行登記立卷。
（一）商店（場）、大型賓館、練歌房、夜總會、影劇院、體育場（館）等公共場所；
（二）首腦機關(guān)、圖書館、博物館、醫(yī)院、公交系統(tǒng)等辦公科學研究場所； （三）生產(chǎn)企業(yè)；
（四）儲存企業(yè)。
在給這些單位建檔時，要注意區(qū)別共性和個性，有些內(nèi)容是各單位建檔時共同具有的，也就是每份檔案必須有的內(nèi)容，應(yīng)該清楚詳細地登記，以便掌握情況。如基本情況、消防安全組織、消防安全制度職責、重點單位、固定火源、隱患登記、平面圖等。
這里特別要強調(diào)的是要加強對火、電、人的管理，建立健全各項規(guī)章制度情況的記載。從全國幾起特大火災(zāi)的教訓來看，對火、電、人的管理十分重要，各單位對用火、用電實行嚴格的審批制度，對重點崗位、重點工種、重點人口（防止其縱火）應(yīng)嚴密控制，以達到萬無一失。同時，各單位對本單位的消防安全活動應(yīng)建立各項記錄，如研究消防工作的會議記錄，消防安全檢查記錄，消防獎懲記錄，電氣設(shè)備維修記錄，消防器材（設(shè)備）檢查記錄。
下面就應(yīng)該區(qū)別不同單位的防火性質(zhì)，進行建檔，如公共場所類，這類場所主要任務(wù)就是防止群死群傷，所以這類場所應(yīng)特別關(guān)注疏散通道（包括長度，寬度）、出口數(shù)目、門的開啟方向、疏散指示標志、火災(zāi)事故應(yīng)急照明燈、火災(zāi)自動報警、自動滅火系統(tǒng)、機械防排煙、防火卷簾、消防電梯等情況，這些建筑消防設(shè)施，包括防雷、防靜電設(shè)備每年應(yīng)有權(quán)威部門檢測。此外，這類場所追求豪華、檔次，裝修頻繁，因此，每次裝修的情況，包括吊頂、墻面、地面使用的材料，是否經(jīng)消防部門審核，是否驗收也應(yīng)了如指掌，登記在案。
對辦公、科研場所類應(yīng)加強管理，建立健全防火安全制度，加強火源、電源的管理。
在建生產(chǎn)企業(yè)的防火檔案時，應(yīng)了解其生產(chǎn)工藝流程，制訂出科學嚴謹?shù)陌踩僮饕?guī)程，了解其產(chǎn)品、輔料的理化性能，針對其工藝流程各工序的防火特點，用事故樹的分析方法，指導工作實踐。以造紙車間為例，看我們的防火措施與對策。以下是其生產(chǎn)工藝流程：
制漿—造紙—烘干—成卷—入庫
一看便知在這個工藝中烘干是我們防火的重點，我們除加強人的管理外（如強化操作規(guī)程，加強勞動紀律，不得擅自脫崗等），還可以用限溫度，限速度的方法來進行防火，達到萬無一失。
在建場庫區(qū)防火檔案時，應(yīng)特別注意火源、電源、消防水源的管理，了解和掌握儲存物品的理化性能，根據(jù)這些性能加強防范，如小型石油庫應(yīng)加強電氣、防靜電、防泄漏的管理；造紙行業(yè)的草料堆場應(yīng)加強對草垛行距的擺放及草料溫濕度的控制；化學危險品的倉庫尤其應(yīng)防止性質(zhì)相抵觸的物品同庫混存。
只有經(jīng)過以上嚴格細致的調(diào)查登記，檔案的建立才能更系統(tǒng)、更完善。
二、提高消防監(jiān)督員的業(yè)務(wù)水平、責任心和使命感，使防火檔案起到其應(yīng)有的作用。
每個消防監(jiān)督員都應(yīng)該有強烈的責任心和使命感，不斷地提高自己的消防監(jiān)督管理水平，認真對待每一項消防監(jiān)督管理工作，包括防火檔案的建立和管理。
在建立防火檔案時，要認真對待每一張表格的填制，分清表格設(shè)制的內(nèi)涵和外延，不能敷衍了事。以每個單位都須有的平面圖來說，不能自已隨意亂畫一個示意圖，而應(yīng)該是有比例的正規(guī)圖，通常500：1的比例較為合適。制圖時應(yīng)包括該單位邊界10米以上的范圍，平面圖應(yīng)能反映出該單位的消防給水管網(wǎng)及室外消火栓的布置情況，并將該單位的滅火預案一并繪制在圖上，為了醒目可以用顏色加以區(qū)分，這樣一張平面圖才算繪制完畢。
檔案建立之后，消防監(jiān)督員在下單位之前應(yīng)該先翻閱該單位的防火檔案，做到心中有數(shù)，無論是防火檢查、消防教育、還是火災(zāi)調(diào)查處理，待活動結(jié)束后，應(yīng)將活動情況如實及時地記錄在檔案中，保持檔案的真實性
三、充分利用各種影像、聲像資料，運用微機管理，使檔案“活”起來。
隨著科技的不斷進步，各種影像、聲像技術(shù)已經(jīng)充斥到我們生活的各個角落，微機的普及和應(yīng)用，為我們的檔案管理帶來了生機和活力。
在市場經(jīng)濟的條件下，各單位的人事變換十分頻繁，為及時熟悉和了解該單位保衛(wèi)工作的情況，可在登記表中貼上歷任保衛(wèi)負責人的照片，也可將進行的消防會議、消防教育培訓及時拍攝下來，歸檔。此外，一些重大的消防宣傳，有關(guān)重大火險隱患整改的情況應(yīng)拍攝成錄像資料真實地記錄下來。同時再將檔案中的字、聲、影、圖像資料及時收集整理、輸入微機形成立體交叉“活”的檔案，更好地為消防管理服務(wù)。
四、防火檔案的驗收和管理使用。
防火檔案建立起來以后，應(yīng)一式二份，分別出公安消防監(jiān)督部門和受管理單位保衛(wèi)部門管理。由上級主管部門對檔案進行檢查驗收。
隨著時間的推移，檔案中的材料會逐漸增多，有些材料也逐漸失去保存價值，因此，要對檔案定期進行清理、鑒定，去粗取精，去偽存真。對確實已經(jīng)失去保存價值的材料，根據(jù)國家檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)領(lǐng)導批準予以銷毀，以免過于龐雜，不便使用。